Yritysjuhlat avaimet käteen – mitä tuotantoon kuuluu?

Yritysjuhlan järjestäminen näyttää aluksi listalta yksinkertaisia varauksia: tila, ruoka, DJ ja ehkä muutama puhe. Todellisuudessa joku joutuu sovittamaan yhteen aikataulut, tekniikan, esiintyjät, toimitukset ja muutokset. Avaimet käteen -tuotannossa tämä vastuu annetaan yhdelle kumppanille.

Se ei tarkoita, että yritys menettää päätösvallan. Asiakas päättää tavoitteesta, tunnelmasta ja budjetista. Tuottaja muuttaa päätökset toteutuskelpoiseksi suunnitelmaksi.

Pyydä ehdotus yritysjuhlan tuotannosta →

Mitä avaimet käteen tarkoittaa käytännössä?

Palvelun laajuus sovitaan aina etukäteen. Nice Events voi hoitaa koko tapahtuman ohjelmallisen ja teknisen tuotannon tai tulla mukaan täydentämään asiakkaan omaa suunnitelmaa.

Kokonaisuuteen voi kuulua:

tapahtuman idea, rakenne ja aikataulu
DJ, artisti, bändi, juontaja tai muu ohjelma
äänentoisto, valaistus ja AV
esiintyjien teknisten vaatimusten koordinointi
tapahtumapäivän rakennus, soundcheckit ja purku
ohjelman aikataulutus ja lavakoordinointi
kuvaus ja tapahtuman jälkisisällöt

Tila, catering, kuljetukset ja somistus voidaan ottaa mukaan koordinointiin sovitun laajuuden mukaan. Tarjouksesta pitää nähdä selvästi, mikä kuuluu tuotantoon ja mikä hankitaan erikseen.

1. Aloitus: tavoite, vieraat ja rajat

Ensimmäisessä keskustelussa ei tarvitse olla valmista teemaa. Näillä tiedoilla päästään liikkeelle:

päivämäärä ja paikkakunta
arvioitu osallistujamäärä
henkilöstö-, asiakas- vai vuosijuhla
käytettävissä oleva tila tai tilatarve
toivottu tunnelma
budjetti tai realistinen hintahaarukka

Budjetti ei rajoita luovuutta yhtä paljon kuin epäselvät odotukset. Kun hintataso tiedetään, voidaan ehdottaa vaihtoehtoja, jotka on mahdollista toteuttaa kunnolla.

2. Suunnittelu: yksi yhteinen tapahtumarunko

Tuottaja kokoaa ohjelman, puheenvuorot, ruokailun, tekniikan ja siirtymät samaan aikatauluun. Tämä paljastaa ongelmat ennen tapahtumapäivää: artistin soundcheck osuu cateringin rakentamiseen, palkitseminen venyy keikan päälle tai tila pitää tyhjentää aikaisemmin kuin oletettiin.

Asiakas hyväksyy rungon ja tärkeät valinnat. Tuottaja huolehtii niiden yksityiskohdista.

3. Esiintyjät ja ohjelma

Oikea ohjelma valitaan yleisön ja tavoitteen perusteella. Henkilöstöjuhlassa voidaan hakea rentoutta ja tanssilattiaa, asiakastilaisuudessa tilaa keskustelulle ja vuosijuhlassa yhtä vahvaa yhteistä elämystä.

Tuotantoon voidaan yhdistää:

DJ vastaanotosta loppuiltaan
liveartisti tai bändi illan kohokohtana
juontaja pitämään kokonaisuus rytmissä
karaoke, taikuri, stand up tai osallistava numero
yritykselle räätälöity ohjelma

Esiintyjien aikataulut, sopimukset ja tekniset vaatimukset kulkevat yhden henkilön kautta.

4. Tekniikka ja tapahtumapaikka

Tekninen suunnitelma tehdään vasta, kun tila ja ohjelma tunnetaan. Siinä huomioidaan muun muassa:

yleisömäärä ja tilan akustiikka
puheiden, DJ:n ja live-esiintyjän tarpeet
sähkön saatavuus
lavan ja ohjauspisteen sijoitus
sisäänrakennus- ja purkuajat
melurajat ja turvalliset kulkureitit
varalaitteet

Hyvä tekniikka ei vie huomiota. Vieras kuulee puheet, näkee lavan ja kokee tunnelman ilman, että laitteita tarvitsee ajatella.

5. Tapahtumapäivän koordinointi

Tapahtumapäivänä tuottaja varmistaa, että toimijat saapuvat oikeaan aikaan, tekniikka testataan ja ohjelma etenee sovitusti. Jos aikataulu muuttuu, ratkaisu tehdään kulisseissa eikä asiakkaan juhlapöydässä.

Tämä on usein avaimet käteen -palvelun arvokkain osa. Yrityksen oma järjestäjä saa olla läsnä henkilöstölle ja vieraille sen sijaan, että hän etsii mikrofonia tai soittaa myöhässä olevalle esiintyjälle.

Mitä asiakkaan pitää edelleen päättää?

Tuottaja ei voi päättää yrityksen puolesta:

miksi juhla järjestetään
ketkä kutsutaan
paljonko kokonaisuuteen voidaan käyttää
mitkä yrityksen ihmiset puhuvat tai palkitaan
miltä tapahtuman pitää tuntua

Kaiken muun voi jakaa tuotantokumppanille sovitusti.

Miten hinnoittelu esitetään?

Selkeä tarjous erottaa ohjelma- ja esiintymispalvelut teknisestä tuotannosta sekä mahdollisista ulkopuolisista hankinnoista. Ohjelmapalvelujen ALV on 13,5 %. Tekniikan, äänentoiston, valaistuksen ja teknisen tuotannon ALV on 25,5 %.

Hinta riippuu ennen kaikkea vierasmäärästä, tilasta, kestosta, esiintyjistä ja teknisestä tasosta. Katso tarkempi yritystapahtuman hintaopas.

Milloin avaimet käteen kannattaa valita?

Kokonaisvastuusta on eniten hyötyä, kun tapahtumassa on useita toimijoita, liveohjelmaa tai tavallista enemmän tekniikkaa. Pienessäkin juhlassa se voi olla järkevää, jos yrityksellä ei ole omaa tapahtumajärjestäjää tai aikaa koordinointiin.

Nice Events toimii Helsingissä ja koko Suomessa. Voimme toteuttaa koko ohjelmallisen ja teknisen tuotannon tai rajatun osan, kuten esiintyjät ja tekniikan.

Pyydä selkeä tuotantoehdotus yritysjuhlaan →